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    經濟論文

    檔案信息化對校園文化建設作用淺析

    時間:2021年09月04日 所屬分類:經濟論文 點擊次數:

    隨著大數據時代的到來,社會各個方面都發生了巨大的變化。 從購物軟件推測我們感興趣的產品,到旅行軟件根據我們搜索過某城市,而自動地推送該城市相關的旅游攻略。 大數據和信息化,已滲透于我們日常生活的方方面面,發揮著不可或缺的作用。 相應地,高校的

      隨著大數據時代的到來,社會各個方面都發生了巨大的變化‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 從購物軟件推測我們感興趣的產品,到旅行軟件根據我們搜索過某城市,而自動地推送該城市相關的旅游攻略‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 大數據和信息化,已滲透于我們日常生活的方方面面,發揮著不可或缺的作用‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 相應地,高校的檔案管理工作也應積極適應這一勢不可擋的潮流,積極改進已有的舊系統,更新升級。 而檔案作為校園文化的重要載體,在信息時代大數據的背景下,為校園文化的發展起到了巨大的推動作用。

    校園文化

      一、大數據時代下檔案信息化的意義

      1.檔案信息化可以降低紙質檔案的管理成本。 隨著時間的推移,高校圖書館的紙質文檔的日漸增多是無法避免的,在有限的空間中,檔案的不斷增加就必然導致空間不足。 然而許多檔案也無法隨意處理,只能在檔案柜和密集架中不斷堆積,于是就必然面臨著紙質檔案存儲空間不足的困境。 但是,大數據時代的科學技術,可以通過掃描等方式,將諸多紙質檔案的重要信息采集錄入,儲存至數據庫中,然后對大量數據進行智能分析處理,從而減少紙質檔案數量,只需要保留重要的紙質檔案。 這樣便可減少紙質檔案儲存的空間成本,同時也可以減少對其的日常維護成本,從而降低檔案的管理成本。

      2.檔案信息化可以降低檢索檔案文件的時間成本,提高工作效率。 當需要查閱數十年前的檔案時,往往需要面對的都是堆積如山的紙質文件資料,也許真正需要的只是寥寥數行字而已。 但是為了這數行字,管理人員必須耗費大量的時間和精力來翻找資料。 而檔案信息化則能夠為文件檢索提供巨大的便利。 通過現代大數據技術的運用,通過對多樣化的數據的處理加工,提高獲取數據的速度。 當需要查詢特定資料時,只需要通過輸入關鍵信息就可以直接檢索到所需信息和相關信息。 這樣一來,檔案工作人員的工作效率便得到了提高,可以花費更少時間在無意義的檢索上,而花更多時間在改進檔案管理等可以促進檔案管理升級進化的事情上,從而推動檔案管理的發展。

      3.檔案信息化可以延長檔案的儲存時間,使更多檔案完整地保存下來。 在處理紙質檔案時,雖然保證資料不遺失是檔案管理者的責任,但是當資料數量過多,對于許多年久的檔案,某些情況下難以尋得,或者是不小心被損壞都是難以避免的情況。 這時,檔案信息化的優勢便體現出來了。 紙質文件極易老化和腐朽,因此長期儲存過程中,需要極大的精力維護才能保證其長期延續,但是信息化的檔案則只需要一次錄入,存入數據庫,便無須再擔心信息的丟失和損壞,可以使檔案的信息更好地保存下來。 同時,對于難以用文字展現的材料,也可以在未來通過各種新興的技術,進行記錄。 例如,借助云計算的服務,將檔案存儲于云計算服務提供商的服務器設備中,由在服務器中的應用程序進行計算,從而利用大數據時代的新興技術幫助檔案管理工作的進行。

      4.檔案信息化可以重新規范檔案,使管理模式升級。 隨著時間的推移,許多年久的檔案與現今的檔案管理過程中都存在著差異性。 檔案信息化,可以從文件歸檔開始就統一規范,建立統一的格式和標準,統一檔案管理的體系,運用大數據時代的信息技術,對大量的數據實現更好的檢索、管理和信息分類、整合。 在重新規范的過程中,檔案的數據結構也可以被收集、采納,各個檔案的價值和分類也可以重新被計算,從而實現大數據時代新型的檔案管理模式,實現管理模式的升級,提高檔案管理工作的效率。

      二、檔案信息化對校園文化建設的促進作用

      1.檔案信息化可以使校園文化的記錄方式多樣化。

      檔案的信息化可以使記錄校園文化的方式不只局限于文字與圖片等實物檔案,它可以使展現豐富多彩校園文化的方式更加多樣化,例如視頻、VR技術等等,現在還未在檔案管理工作中發揮作用的方式,在未來都可能成為現實。 特別是在大數據時代,不再受到空間的局限,數據來源多元化,任何有價值的數據都可以成為檔案管理的對象。

      這些非實物的方式,與文字等實物材料相比,不僅可以更全面地展現校園文化,使校園文化的呈現方式由過去單調的方式,轉變為更加生動有趣、喜聞樂見的方式,同時也可以避免對年代已久的校園物質文化的損傷與消耗,使校園文化的承載物得以長期延存。 同時這些非文字的材料與實體材料相比,也可以使信息的接收者更好地跨越時間和空間的限制,更好地得到身臨其境的感受,更好地領悟存在于過去歷史中的校園文化。

      2.檔案信息化可以促進師生對于校園文化的了解。

      通過信息化的方式展現出來的校園文化,在現代的信息化社會中,無疑更具有吸引力,更加喜聞樂見,奪人眼球。 對廣大師生來講,通過各種新型方式展現出來的校園文化,與傳統的文字方式相比較而言,更加易于理解與接受,更能吸引人們的視線。 利用LED屏幕播放的校園文化相關視頻和VR虛擬場景中體驗的校園文化等等,這些運用信息化技術的校園文化展現方式,可以提高校園文化對師生的吸引力,從而使他們參與其中,更好地了解校園文化,從而自發地成為校園文化的接收者和傳承者,促進校園精神文化的蓬勃發展,為校園文化發展提供不竭的源泉。

      3.檔案信息化可以促進校園文化的傳播。

      通過大數據時代的信息科學技術,可以實現校園文化相關檔案的整合和模式創新,根據時間、地點和公開范圍等分類方式進行匯編整理。 由此,使師生,甚至是校外人員可以根據自己所需,在數據庫中自己可檢索的范圍內進行搜索,大數據的分析整理再給他們呈現所需要的信息。 對不同身份的人,例如校內學生和校外人員,可提供檢索范圍就有所區別,但是每個人都可以在數據庫自己可見的范圍內對自己所需的信息進行檢索。 這樣一來,檢索需求便可以通過互聯網完成,而無須一定要親眼見到實體材料和親身經歷過去的事情,便可以感受到校園文化。 由此,使校園文化的傳播能夠跨越時間和空間的限制,無論處于何時何地,都可以通過數據化的檔案信息感受到校園文化。

      4.檔案信息化可以為校園文化建設提供歷史借鑒。

      校園文化體現在各個方面,從可見的校園景觀、建筑、雕塑到制度文化。 對于可見的景觀之類,通過檔案信息化,未來還可利用3D、VR技術等,使過去的校園景觀可視化,生動地呈現在眼前,記載校園變遷史,記錄校園景觀承載的文化的變遷,從而為未來的發展提供借鑒。 而對于制度文化等不可視的校園文化方面,則可以通過數據庫對相關變遷進行記載、分類,將管理制度的變遷也展現出來,為其他工作的進行提供基礎支持。 通過對這些數據的整理和分析,有效管理檔案,合理運用檔案信息,“以史為鑒”,為未來的校園文化建設提供歷史借鑒和支持,從而推動校園文化建設工作。

      大數據的到來,對傳統的檔案管理工作來說,既是挑戰,也是機遇。 檔案管理工作,可以通過借助大數據時代新興的技術,提高對數據的容量,擴大數據來源和獲取速度,有效處理檔案數據,提高檔案價值,從而實現檔案更加高效的管理,進而利用新興的管理方式,對校園的文化建設起到積極的推動作用,為校園文化的發展提供動力源泉,以此來促進高校的校園文化建設。

      參考文獻:

      [1]鄭立梅,高校檔案管理服務校園文化建設的探討[J].人文之友,2018(4):71.

      [2]何顯紅,淺析大數據背景下高校圖書館檔案管理與優化[J].圖書館工作與研究,2017(12):105-107.

      [3]陳敏雪,大數據時代下的檔案管理工作[J].現代企業文化,2018(23):230.

      作者:馮愛明

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