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    經濟論文

    企業檔案工作問題與對策研究

    時間:2021年09月08日 所屬分類:經濟論文 點擊次數:

    企業檔案是企業在黨政管理、生產經營、科技研發及項目投資、產權變動過程中形成的對國家、社會和企業具有保存價值的各種形式和載體的原始記錄。 企業檔案衍生于企業活動,而企業活動的多樣性則決定了企業檔案工作的復雜性。 一、企業檔案工作存在的問題 1.檔

      企業檔案是企業在黨政管理、生產經營、科技研發及項目投資、產權變動過程中形成的對國家、社會和企業具有保存價值的各種形式和載體的原始記錄‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 企業檔案衍生于企業活動,而企業活動的多樣性則決定了企業檔案工作的復雜性‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

    檔案論文

      一、企業檔案工作存在的問題

      1.檔案工作得不到應有的重視‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 企業檔案是企業活動的真實記錄,對于服務企業中心工作、維護企業和職工權益具有不可替代的依據和憑證作用。 然而受經濟效益驅動和檔案工作不常顯耀于人前的特點影響,企業領導往往將更多的注意力放在研發、生產、設備、采購、銷售等關系企業命脈的關鍵部門,對于檔案部門基本是“用時方想起、不用拋腦后”。 檔案工作得不到足夠的重視,就會連帶影響檔案工作的開展和資金投入,沒有資金投入或資金投入很少就會出現檔案部門設備設施陳舊落后的狀態,進而又影響到檔案人員工作的主動性、積極性,如此形成惡性循環。

      2.文件材料收集歸檔存在瓶頸。 企業文件材料形成范圍廣、內容多樣,流轉于各職能部門和業務人員手中。 企業業務部門領導和業務人員受自身對檔案工作認知的影響,普遍存在“把重要資料留在個人手中保管更方便使用”的錯誤觀念,從而造成大量賬外文件材料得不到妥善管理甚至輾轉散失; 盡管檔案部門規定的歸檔時限較長,但各業務部門做歸檔工作時仍然無視各項要求,滿足于臨時突擊、匆忙應付,歸檔不齊全、不完整等問題屢屢出現。 某些部門僅在搬家或清理庫房時才能愉快地把多年積累的檔案材料當作“累贅”一樣甩出歸檔,這種不時出現的跨年度歸檔情況亦使檔案部門的日常工作喜憂參半。

      3.檔案部門難以融入企業活動。 如果說企業是一棵枝繁葉茂的大樹,那么各職能部門和生產單位就是大樹的主干和枝葉,而檔案部門就是攀援而上的藤蔓。 也就是說,檔案工作與企業各項活動盤根錯節、息息相關,只有與企業活動建立起順暢的交互機制才能更好地完成本身工作任務。 雖然檔案工作有“三納入、四同步、四參加”制度,但在實際執行中受各種因素制約,往往成為一紙空文。 在企業工程項目建設和產權變動過程中,檔案部門被排除在外,無法參與工程竣工驗收和資產處置會議的情況并不少見。 長此以往,出現“工程竣工結算了,檔案資料卻沒有歸檔齊全; 企業產權變動了,檔案處置卻無人問津”的現象就不足為奇了。

      4.傳統檔案鑒定實施阻力重重。 企業檔案種類繁多,特別對于建檔時間長、業務范圍廣的企業來說,傳統載體檔案資料積累達到了龐大的數量,給存儲空間和管理成本帶來巨大壓力。 檔案保管到期鑒定是一項常規性基礎業務工作,也是緩解檔案管理存儲和成本壓力的一個有效途徑。 在企業中,傳統載體的技術檔案、財務檔案占比較大,但其鑒定工作開展起來困難重重。 技術、財務等專業部門普遍存在“怕擔責任”的想法,對檔案部門提出的鑒定需求拒絕應答。 即使完成鑒定的,也出現過多年“鑒而不銷”的現象。

      5.檔案目標管理缺乏有力管控。 檔案工作需要有完善可行的目標管理考核制度跟進才能扭轉檔案部門單打獨斗、收效甚微的工作推進方式。 檔案目標管理考核不僅要考核檔案部門,更要考核業務部門; 不僅要考核基層單位,更要考核公司總部。 檔案部門制定切實可行、操作性強的考核制度后,還需要借助“公司層面強力推進、業務部門積極配合”的東風,自上而下形成遵規守矩、閉環管理的規范運作方式。 這樣,賬外文件材料收集的痛點、重點工程檔案歸檔的難點、產權變動檔案處置的盲點才會得到改善,檔案工作才能打開局面,真正走上良性發展的康莊大道。

      6.檔案人員業務素質有待提升。 企業中的檔案人員多為兼職,檔案專業知識基礎薄弱,檔案意識不強,能夠專下心來做檔案工作、鉆研檔案業務的更是少之又少,加之企業人員崗位變動頻繁,種種不利因素使檔案人員的業務精進和經驗積累始終落不到實處,而拋開這些談檔案人員業務素質提升無疑成了鏡花水月。

      7.檔案信息化建設觀念需創新。 現階段,大多數企業對檔案信息化建設已經有了深刻認識,檔案信息數字化、檔案管理現代化、檔案利用網絡化的目標越來越明確,許多企業在檔案信息化建設上也投入了相當的資金和精力。 但從整體上看,企業的電子檔案管理思路仍然偏重于把傳統載體檔案管理方法以電子化的形式呈現出來,實質上仍是“披著電子檔案外衣”的傳統管理,并沒有引進電子檔案應“簡化整理、深化檢索”的新思維。

      二、改進措施

      1.積累優勢,提高領導及部門關注度。 “打鐵還需自身硬”,要獲得領導以及其他關鍵職能部門的重視,檔案部門首先要做好自己,在未獲得矚目的時候專注于把工作做好,把專業優勢積累起來,確保關鍵時刻能夠拿得出、用得上。 例如,適時向領導展示檔案開發利用、信息化建設成績; 辦理檔案移交和利用服務時,把檔案管理原則和方法潛移默化地向對方滲透; 平時在深入挖掘檔案價值、創新服務方式、提供主動服務上多鉆研、多出成果; 抓住機會搞好檔案工作和檔案人物宣傳等,只要檔案部門同心協力,真正下功夫為檔案工作做實事、謀出路,那么贏得關注和支持是遲早的事情。 有了各方面的關注和支持,就等于構建了暢通而嚴密的工作網,優化了檔案整體工作環境,那么檔案工作何來痛點、難點、盲點、斷點!

      2.制度保障,細化檔案目標管理考核。 爭取到領導和各部門的關注和支持后,檔案部門還要拿出詳盡的“檔案目標管理考核辦法”,把檔案工作的關鍵業務節點納入考核事項,提出明確的工作目標要求和清晰的考核罰則。 有了完善的制度保障,再利用領導和各部門支持的有利條件,把制度一以貫之地執行下去。 長此以往,檔案工作開展起來就有了“尚方寶劍”,再也不怕有令不行、有令亂行了。

      3.多樣培訓,提高人員素質推陳出新。 檔案人員是企業檔案工作的核心。 曾經聽一位領導無限感慨地說過“我們單位的檔案工作,得全公司先進的時候是我主管,成全公司落后的時候也是我主管……”由此可見,檔案人員是檔案工作中最鮮活也是最關鍵的因素。 面對企業檔案人員業務素質普遍較低的實際,一方面要注意加強培訓指導; 另一方面也要研究推出更直觀、更有效的培訓指導方式,不能僅局限于編教材、普遍授課的常規方式。 如果能夠依托企業檔案工作實踐,把檔案工作各項業務流程和辦理須知形成簡明手冊分發到檔案人員手中,既可以解決檔案人員工作上遇到困惑難題時的燃眉之急,又能起到梳理檔案工作流程,使之日益標準化、通用化的作用。

      4.創新思維,電子檔案管理另辟蹊徑。 面對檔案信息系統建設雖如火如荼,但電子檔案仍然局限于傳統管理方式的實際,企業檔案部門應在認真研究國家相關規章制度政策的基礎上廣開思路,以電子檔案“深化檢索、簡化整理”為目標,深入思考電子檔案管理與傳統載體檔案管理的異同,創造出符合企業業務管理實際的電子檔案管理方式,而不是在電子檔案管理系統中仍然糾結于檔案分類、頁數編寫等問題,應把注意力更多地放到大數據整合、業務鏈和資源聚類式檢索等新方法、新模式的探索中去。

      檔案論文范例: 國家綜合檔案館專家型館員制度建設探析

      有問題就要面對和解決,方法總比問題多。 企業檔案工作相對于政府、事業單位檔案工作有著更豐富生動的實踐和更廣闊的發展空間。 “海闊憑魚躍、天高任鳥飛”,企業檔案工作者要以摸著石頭過河的勇氣,做干事創業的拓荒牛、敬業奉獻的老黃牛、為民服務的孺子牛,為促進全國檔案事業可持續、快速發展作出應有的貢獻。

      作者:趙 偉

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