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    科學技術論文

    探討如何做好檔案保密管理與利用

    時間:2021年06月19日 所屬分類:科學技術論文 點擊次數:

    摘 要:對企業和一些單位來說,檔案所包含的資源都有著巨大的價值,對這些檔案的保密工作十分必要。隨著社會的發展相關制度的完善,檔案管理人員加強了對檔案的保密工作。檔案并不是始終處于保密狀態,對檔案的利用是發揮其作用的關鍵,但是在對檔案進行保密

      摘 要:對企業和一些單位來說,檔案所包含的資源都有著巨大的價值,對這些檔案的保密工作十分必要。隨著社會的發展相關制度的完善,檔案管理人員加強了對檔案的保密工作。檔案并不是始終處于保密狀態,對檔案的利用是發揮其作用的關鍵,但是在對檔案進行保密工作時往往會影響使用者對檔案的利用。因此,如何解決檔案管理過程中的問題,以及協調好保密和利用工作之間的關系至關重要。

      關鍵詞:檔案保密;管理利用;研究分析

    檔案管理

      檔案的保密管理和利用工作對檔案的保護來說都是不可或缺的,檔案保密起到的是防止信息泄露、丟失的作用,而檔案利用則是進行檔案工作的主要目的。所以,要做好檔案管理工作,不僅僅要保證檔案資源的保密性,也要使檔案內容本身實現應有的價值。無論是企業還是政府部門,將檔案保密管理與利用工作做好都對自身的發展具有推動作用,在這種背景下,檔案的管理人員以及制度研究者應該正確理解保密管理與利用工作之間的關系,促進檔案管理工作的正常進行。本文以如何做好檔案保密管理與利用工作的主題展開討論研究,并提出了相關的措施。

      檔案論文范例:事業單位干部人事檔案信息化管理思路淺談

      1正確處理好檔案保密與利用工作的關系

      檔案保密管理與利用工作之間有一定的矛盾,當它們的工作都是為了同一目的。所以,要確保檔案保密和利用的工作正常運行,應該先使兩者的工作互相協調、互相配合。

      1.1在保密的前提下進行利用工作

      進行檔案管理工作主要是為了檔案里的信息能夠發揮自身的作用,然而檔案資源的一系列利用工作的前提就是先做好保密措施。目前,獲取檔案信息的方式都為借閱利用,檔案的管理人員在借閱的過程中需要遵守一些要求。比如:借閱檔案的時間、地點、范圍等方面的要求,部分檔案資源包含的信息都屬于企業或者機關部門的重要文件。在借閱利用時要注重加強檔案文件的保密性,防止檔案資源被不法分子盜竊,在確保信息安全的條件下做好檔案的利用工作。

      1.2在利用過程中進行保密工作

      如何做好保密工作十分關鍵。首先,應該建立并完善保密制度,提升保密工作的水平。有關保密制度的內容主要包括兩點,第一,無論是保密管理的工作人員還是有關制度的研究人員,都應該遵守保密的規定。第二,利用者應該遵守外借、閱覽、復制等規定,嚴禁不經同意就將檔案帶離檔案管理室。其次,借閱的檔案應該按照規定日期準時存入檔案室,在這一系列利用過程中,相關人員一定要做好保密工作,嚴格執行保密措施,以防止信息的泄露、丟失。

      2檔案保密管理存在的問題

      2.1檔案保密管理的保密意識較差

      在過去,我國對檔案的保密意識較弱,隨著社會的進步,經濟的發展,人們對檔案的需求也越來越大。為了便于使用者對檔案的使用,檔案的開放限制有所減小,在此發展背景下,檔案管理人員沒有意識到一些安全隱患,沒有認真的考慮檔案開放限制縮小可能帶來的后果,沒有采取相關措施應對這個問題。若不加大保密程度,檔案的信息很有可能面臨被泄密或者丟失的困境。

      2.2檔案保密管理的制度不全面

      隨著法律制度的健全,政府針對檔案也出臺了《保密法》來對檔案保密工作進行規定。然而,一些管理部門沒有根據法律法規嚴格執行工作,沒有科學合理的完善檔案保密的體制,使檔案保密工作向著錯誤的方向進行。對保密工作來說,這種行為有太多的隱患,不足以使檔案的保密性得到提高。

      3做好檔案的審查工作

      在檔案的借閱利用之前,先要做好審查檔案的工作,審查工作的內容是把檔案的類型做好辨認和分類。通過這一過程在檔案的利用、判定、控制等方面進行規定借閱利用的要求,首先,管理人員應該對檔案進行詳細的核查,尤其是對一些有開放限制的檔案,根據實際檢查的情況制定檔案使用、控制的要求。其次,需要一些工作能力以及專業水平較高的工作人員,針對還未通過審查的檔案進行研究分析,然后領導者要依據審查的內容作出最后的結果,判定檔案能否開放。

      4做好檔案的解密工作。

      在利用工作中,做好解密工作也至關重要,它有利于檔案的利用。一般來說,管理人員先進行檢查后再對檔案信息進行詳細認真的解密,因為檔案的重要性,管理人員一定要依照《保密法》的內容進行工作,根據檔案的類型把檔案科學合理分為絕密、機密和秘密三個等級,將檔案分成不同的等級主要是為了使檔案管理人員對相應等級制定特定的保密制度,以便于工作人員對檔案的管理,有利于使用者對檔案的利用,更好的發揮檔案信息具有的價值。

      雖然檔案在檔案室保存,但并不意味它將一直處于保密的安全狀態,對檔案的保密管理時間是有限制的,若檔案的保密性失效,則意味著其安全性將受到威脅,這種保密性失效的檔案在解密之后能夠被使用者長期的使用,其次,檔案的保密級別也會有所改變,一般來說,工作人員可以依照檔案保密的范圍、時間期限、級別的變化等因素,控制檔案的保密級別。通過提高檔案解密工作的水平,能夠促進檔案的保密管理與利用等工作的互相協調 有利于工作的順利進行。

      5做好檔案利用前的基礎工作

      在檔案利用工作之前進行一些基礎準備工作有利于促進工作的有效進行,使檔案的保密管理以及利用工作都能起到它們的作用。首先,工作人員應該做好檔案利用中的關鍵環節,保證開放檔案在工作中的質量,在之前工作的前提下,將檔案進行科學合理的劃分,進一步實現檔案的分類科學、組卷合理的高效管理模式,要保證檔案信息的有效性,提高檔案的質量。

      其次,可以所以檔案設置號碼,并設計搜索的功能,對于檔案的檢索功能,需要管理人員加強功能的基礎性、骨干性、文字敘述性等特性,以便于提高檔案檢索能力,以便于工作人員的管理和使用者對檔案快速有效的利用。同時,工作人員應該注重對檔案的備份,尤其是對于那些保密級別較強的檔案,可以通過多種方式對檔案進行備份,以免在進行利用或解密工作中,因其他因素導致檔案信息泄露、丟失。

      6實施有效的檔案安全監督

      為了確保檔案的保密管理以及利用工作能夠安全進行,需要做好檔案的監督工作,工作的主要目的是避免檔案信息在利用環境出現泄密、丟失的情況。針對不同級別的檔案作出不同的監督方案,要了解檔案使用者的使用目的、背景等問題,根據實際情況,作出一些安全措施,如在檔案室安裝監控器,有利于在使用者使用檔案時進行必要的監控。其次,部分人會進入檔案室利用檔案信息,對于這種情況,管理人員應該對利用者進行合理的監督,比如:當利用者在檔案上做標記時,要做到及時的提醒并制止,確保檔案信息的完整性。

      對于檔案管理人員來說,監督工作是一個責任重大的工作,在工作過程中,管理人員要保證勤勞、仔細的完成工作,如:要向檔案使用者講解檔案使用的相關制度,適當的跟使用者進行溝通,監督他們的使用行為是否符合規定。管理人員要完善登記制度,清晰的記錄出入檔案室的人員名單,并在名單上詳細記錄每一個使用者的使用情況,當檔案信息出現問題時,能夠有效的采取措施,及時解決問題。對于一些檔案受損問題明確的情況,應該上報上屬單位,科學合理的對檔案進行處理。

      7結束語

      綜上所述,做好檔案的保密管理與利用并不是進行簡單形式的工作,而是需要有效措施與制度的保證才能完成的工作。因此,工作人員應該有一顆恒心,以積極的態度進行工作。無論在任何環境下,都要做好自己的本職工作,提升自身的工作能力,加強自己的責任意識,認真的進行檔案的審查、解密和安全監督的工作,加強檔案管理工作的保密性,進一步將檔案資源的價值完全發揮出來。

      參考文獻:

      [1]謝秀麗.試論如何做好檔案保密管理與利用工作[J].黑龍江科技信息,2019(19):124-125.

      [2]馬艷.淺談如何做好檔案保密管理與利用工作[J].工會博覽,2017(10):206-207.

      [3]黃衍芳,毛偉.探討如何做好檔案保密管理與利用[J].企業檔案管理,2019(09):89-90.

      作者:1 張玉桐 2 郭玉芳 3 劉鑫

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