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    醫學論文

    淺析如何加強醫院采購中心檔案管理

    時間:2021年01月09日 所屬分類:醫學論文 點擊次數:

    【摘要】目的:本文對醫院現有的檔案管理的模式做出介紹,引出傳統檔案管理模式的弊端,引出主題,探討加強醫院采購中心檔案管理的方法。方法:通過搜集現有資料找出醫院采購中心檔案管理所存在的問題,依據問題對癥下藥,找出能夠有效提高檔案管理的方式,

      【摘要】目的:本文對醫院現有的檔案管理的模式做出介紹,引出傳統檔案管理模式的弊端,引出主題,探討加強醫院采購中心檔案管理的方法。方法:通過搜集現有資料找出醫院采購中心檔案管理所存在的問題,依據問題對癥下藥,找出能夠有效提高檔案管理的方式,提高醫院采購中心檔案管理的效率。結論:提高醫院采購中心檔案管理效率的有效方式就是檔案管理信息化。

      【關鍵詞】醫院;采購中心;檔案管理

    醫院檔案

      對醫院采購中心的資料進行歸檔和查詢任務隨著采購工作的逐步深入變得越來越重要。醫院采購中心的工作人員出于職位的需要會定期進行崗位輪換,那么在交接工作的時候,醫院采購中心的檔案資料也免不了要進行交接,換崗的工作人員也需要利用這些資料開展工作。所以,醫院采購中心的檔案管理充當著一個十分重要的角色。然而,醫院采購中心現有的檔案管理方式效率低下,檔案管理意思淡薄。采購中心的工作非常制度化,所有工作必須在規定范圍內進行。出于對質量管理的要求,需要對醫院采購中心的檔案管理進行完善和規范。

      1 傳統的檔案管理和現代檔案管理的區別和檔案管理信息化的需求

      傳統的醫院檔案管理模式是分權管理,各部門各自為政。如果醫院要查閱檔案,則需要跑去各部門進行查閱,十分麻煩且效率低下;現代檔案管理具有現代化、系統、信息化等特點,所有資料都是統一編碼、統一管理的,檔案都是分類存儲的,十分容易在電腦中找到相關資料。

      現在我們身處一個信息化的社會,且信息化進程也不斷加快,利用大數據進行檔案管理已是大勢所趨。檔案管理信息化是克服現有的傳統的檔案管理模式最為直接有效的方式,檔案信息化建設是國家信息化建設的重要組成部分。信息化技術的發展帶來的不僅僅是機遇,更是一種挑戰。檔案管理要做到高效就必須對現有狀態做出改變,醫院采購中心檔案信息化管理是必然的發展方向。

      2 數字信息數據的來源和采集范圍hi

      2.1數字信息來源

      目前,醫院的檔案管理仍停留在文件和書面資料的管理上,收集和存儲的手段十分單一,與當前的檔案管理理念相去甚遠,F代信息化檔案管理采用多種信息化數字手段,比如數據壓縮技術、網絡技術,又比如多媒體技術、數據庫技術等手段,將現有的檔案資料轉變為數字化信息輸送到計算機系統中,整理后將其傳輸到檔案信息數據庫中。醫院采購中心的檔案也可以使用信息化辦法進行收集與歸檔,這就降低了人力成本,也無形之中提高了效率,但首先需要院部檔案統一管理及信息技術的支持。

      2.2收集和接收各種形式的電子文件

      伴隨著現代化信息進程的加快發展,醫院采購中心的大部分檔案資料都是電子文件,以及一些語音文件和視頻文件等資料,若是利用傳統的檔案管理方式進行存檔是極為不便的。此時檔案管理信息化就凸現出了它的優越性,對于這類電子文件我們可以使用信息化辦法進行整理,有兩種較為常用的方法一種是網絡的在線傳遞和接收,就是將要移交的電子檔案通過網絡直接傳輸到檔案室,或處理并傳輸到檔案部門;第二種是卸載式移交接收,即把電子檔案存放在一定的介質上,交給檔案室。網絡移交可以實時進行,也可以像介質移交一樣,根據檔案館的接收周期進行定期傳送。[2]為了避免受介質傳送的周期性的影響,數字檔案館可以通過網絡實時在線接收各單位的電子文件及檔案,以便按時向公眾公開資料。

      2.3編碼體系在信息化工程中的應用

      醫院采購中心作為編碼系統的一部分,其信息也可以依據規則進行編碼。編碼具有多個原則,如:唯一性、可擴性、簡潔性、識別性、 適應性、穩定性、規范性等。在信息編碼中,很難做到滿足上訴所有原則,但會盡量遵循。編碼在現代企業管理中扮演著一個十分重要的角色,編碼適用于企業的研發、生產、采購、銷售等各個環節之中。它指代了特定的某些事物,從而實現記錄、傳遞、存儲和處理的功能,這一系列字符編碼的集合就是編碼系統。[3]醫院采購中心的檔案資料來源復雜,若果采用信息化管理模式對這些資料進行統一編碼管理,就會大大便利了查閱和管理。對醫院采購中心實施信息化檔案管理,那么對檔案資料進行編碼就必不可少,將各科室的各類檔案依據統一的規則進行編碼,而后錄入數字檔案系統之中,再由專業人才進行管理,這將大大提高檔案管理的效率。

      3 結論

      在現代化社會中,醫院檔案管理信息化建設至關重要。若想更好地提高醫院檔案管理工作的水平,實現醫院采購中心檔案管理工作的現代化發展,就要有針對性地對現有的檔案管理方式做出變革以及優化。比如充分利用大數據技術的優勢,完善醫院采購中心的檔案管理體系,實現效能的最大化。檔案管理的信息化不僅有檔案管理部門參與其中,也需要各部門的積極配合參與,以此推動未來醫院采購中心檔案管理工作的發展。檔案管理信息化是大勢所趨,培養檔案管理的專業人才,明確檔案管理人員的職責,將資源分布式管理理念深入其中,以此推動檔案管理的信息化建設。

      醫學論文投稿刊物:《飲食保健》(半月刊)由內蒙古大學主管主辦,中國醫促會協辦的專業性國家級醫學學術期刊、是中國醫促會會刊。

      綜上所述,在這個社會信息化進程快速發展的時代,對醫院采購中心實行信息化檔案管理已是大勢所趨,是醫院長久發展的必然要求。實施信息化檔案管理不論是醫院還是采購中心都將從中受益,在這個基礎上,工作才會更踏實、更高效,提升采購中心的品質管理。

      參考文獻

      叢英帥.探究醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用及價值[J].飲食保健,2019,6(40):266-267.

      劉卓.以信息化建設推動醫院人事檔案精細化管理[J].糖尿病天地,2019,16(8):134-135.

      施薇.基于信息化建設淺談醫院人事檔案精細化管理[J].科學與信息化,2019(20),144-145.

      作者:馬利群 劉虹

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