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    人事檔案數字化轉型面臨的問題及提升策略

    時間:2018年08月31日 所屬分類:推薦論文 點擊次數:

    下面文章是在高校人事檔案數字化開展背景下展開研究,主要分析高校人事檔案數字化轉型面臨的困難,如今數字化已經應用到了各行各業,人事檔案也是高校人力資源管理工作的重點,因此重點解決檔案數字化中的問題,提出相應的轉型方案是非常重要的事情,也是為

      下面文章是在高校人事檔案數字化開展背景下展開研究,主要分析高校人事檔案數字化轉型面臨的困難,如今數字化已經應用到了各行各業,人事檔案也是高校人力資源管理工作的重點,因此重點解決檔案數字化中的問題,提出相應的轉型方案是非常重要的事情,也是為了有效提升高校人事檔案管理效率。

      關鍵詞:高校,人事檔案,數字化轉型

    檔案管理

      高校人事檔案是指高校人事資源管理部門對高校師生個人信息檔案進行收納管理的檔案。它主要分為教師檔案管理和學生檔案管理兩部分,對在校師生個人經歷以及工作或在校表現等進行記錄。高校人事檔案管理工作作為社會人才選拔的參考依據,具有重要作用。

      大數據時代,高校必須重視人事檔案數字化轉型,建立網絡化信息化的人事檔案管理平臺,打破傳統人事檔案時空的局限性,加大對人事檔案資源的管理及利用。數字化時代背景下,我國學者雖然對人事檔案數字化轉型研究越來越重視,但是國內對高校人事檔案數字化管理的相關研究仍存在許多不足。首先,高校人事檔案數字化管理相關研究較少,且沒有依托數字化時代背景。其次,高校人事檔案數字化管理研究缺乏深度,還停留在檔案管理的表面層次,提出的管理策略缺乏可操作性。再次,高校人事檔案數字化管理研究方法不能推陳出新,研究形式缺乏創新。

      一、高校人事檔案數字化的實施背景

      一是社會需求。高校人事檔案管理主要對在校師生信息進行分類管理,保證師生個人信息的安全性。高校人事檔案管理起著維護社會穩定的重要作用。長期以來,我國事業單位人事檔案管理包括兩大塊:政治生涯記錄與職業或者學業生涯記錄。改革開放以后,外資涌入以及民營企業的崛起擴大了國家的就業渠道以及崗位數量,我國各省市間人員流動性大大增強。相關法律規定企業沒有保管或轉移人事檔案的權利,導致求職者和人事檔案出現分離。因此,社會迫切需要建立數字化人事檔案管理體系。只有這樣,才能滿足社會發展需要。[1]

      二是政策推動。改革開放后,我國提出信息化與數據化建設的政策,這深刻影響我國人事檔案管理工作的開展。此后,我國提出一系列人事檔案制度改革政策,強調人事檔案管理要適應經濟、政治發展需要,把傳統的干部終身制轉變為聘用制。我國的人事管理制度改革必然影響人事檔案的管理及利用。國家提出的“雇員制”避免了人員流動檔案頻繁變更的現象,也避免了企業人事檔案管理將員工檔案經?垩旱默F象?偠灾,國家用人制度的變化推動了人事檔案管理改革。人事檔案必須改變傳統的管理方式,人事檔案數字化必須加快轉型,才能滿足時代的需求。

      三是技術支撐。傳統的人事檔案主要通過紙質進行管理,無疑加大了人事檔案管理人員的負擔,降低了人事檔案管理工作效率。高校網絡化建設要求,人事檔案管理工作必須實現數字化轉型。信息化技術以及數據化技術為人事檔案數字化轉型提供了技術支撐。信息化及數據化的人事檔案管理降低了管理人員負擔,提高了人事檔案管理的工作效率。

      四是校內人事制度改革。國家近年來對高校教育實行了改革,對高校的人事制度進行了完善。首先,高校應該大力推動人員編制制度;其次,高校應該加強對高層人員管理力度;最后,高校還應該全面推行聘用制,構建合理有效的人員流動管理機制。高校人事制度改革主要從傳統的終身用人制向流動性用人體制轉變,改變了傳統聘用崗位的單一現象,改變了傳統高校高層人員管理制度。高校的人事制度改革無疑改變了人事檔案管理制度。高校復雜的人事制度改革對高校的人事檔案管理提出了更高要求。高校人事檔案數字化轉型是高校人事制度改革的必然要求,也是時代發展的新要求。

      二、高校人事檔案數字化轉型面臨的新問題

      首先,人事檔案數字化保存環境嚴格。高校人事檔案數字化轉型面臨較多問題,傳統的人事檔案管理主要是對紙張材料進行管理,紙張材料管理保存年限較短,因此人事檔案數字化轉型成為高校當務之急?萍嫉倪M步以及互聯網的普及推動了人事檔案的數字化轉型。高校人事檔案管理主要以數據形式進行保存,以光盤作為主要存儲載體。雖然光盤存儲較于紙張存儲壽命較長,但還是有限。數字化技術給人事檔案管理帶來轉型機遇,但也帶來了存儲壽命不穩定等問題。

      人事檔案數字化管理對存儲載體的要求更為嚴格,數字化人事檔案存儲容易受到外界因素的干擾,從而出現檔案丟失現象。[2]

      其次,人事檔案數字化技術更新過快。人事檔案數字化轉型需要具備完整的應用設備以及管理系統,人事檔案數字化管理需要加強讀寫以及查找上的技術開發。我國信息化數字化技術更新速度較快,計算機操作系統與存儲軟件不協調問題出現,導致人事檔案信息無法存儲和讀出。計算機操作系統無法準確轉換,阻礙了人事檔案管理工作的有序進行。高校人事檔案數字化轉型需要注意技術更新速度帶來的問題,以積極應對數字化技術更新過快帶來的挑戰。

      再次,人事檔案數字化安全性不足。人事檔案數字化雖然打破了傳統人事檔案管理的時空限制,但是給人事檔案管理安全性帶來威脅。人事檔案數字化管理人員需要具備較高的素質,但是實際管理過程中管理人員缺乏相關安全意識以及網絡知識,容易導致人事檔案個人信息泄露。人事檔案管理人員由于操作不當或者備份不及時,很容易導致人事檔案丟失。

      另外,數字化信息化背景下,人事檔案管理容易受木馬病毒、黑客攻擊等因素影響,嚴重威脅了人事檔案的安全性。安全性成為新時代人事檔案數字化的又一挑戰。

      最后,人事檔案數字化管理人員素質偏低。人事檔案數字化轉型時間較晚,我國人事檔案管理人員對新型的管理模式不太熟悉,導致人事檔案數據化管理人員總體素質偏低。雖然我國鼓勵信息技術人才加入人事檔案管理中,但我國現有的人事檔案數字化管理人員素質較低。我國高校人事檔案管理人員雖然具備較高的專業知識,但是缺乏計算機技術及操作知識。

      人事檔案數字化管理過程中容易出現檔案轉移、修改等現象,人事檔案修改缺少嚴格把關,降低了人事檔案信息的真實性?傊,人事檔案數字化管理人員的缺失,使我國人事檔案數字化管理面臨挑戰。

      三、高校人事檔案數字化轉型問題的應對策略

      首先,科學選擇數字化檔案載體。存儲載體在高校人事檔案數字化轉型中起著關鍵作用,能夠決定人事檔案信息保存的時間長度。人事檔案保存載體也是檔案管理的基礎。人事檔案數字化轉型應該結合傳統人事檔案管理,科學客觀地選擇適合高校人事檔案存儲的載體。

      另外,高校在人事檔案數字化存儲載體的選擇上,還應該考慮人事檔案保存載體的安全可靠性以及人事檔案載體保存的時間問題。高校的人事檔案數字化轉型為檔案轉移帶來便利,但是信息的安全性也不容忽視。

      其次,選擇合適的數字化檔案操作系統。在高校人事檔案數字化轉型過程中,應該選擇合適的操作系統。其一,高校應該考慮數字化人事檔案管理操作系統技術是否先進。操作系統的技術更新容易使檔案信息讀寫受到影響,會使木馬病毒有機可乘。其二,高校還應該考慮所選的數字化檔案操作系統安全與否,人事檔案在修改和編輯中,容易破壞人事檔案的完整性與真實性;高校還應該保證操作系統硬件設備的完好無損,保證人事檔案數字化管理的操作技術成熟,避免出現人事檔案丟失或者損傷、人事檔案信息受到泄漏等問題;人事檔案信息在復制過程中,對人事檔案數字化操作系統軟件設施要求較高。操作系統的軟件設施必須具備仿真性,避免人事檔案信息被復制。

      再次,強化數字化檔案管理安全性。網絡化環境背景下,高校人事檔案管理的安全極易受到威脅。隨著人們對人事檔案的利用需求越來越高,人事檔案管理既需要做到保密,又需要做到人事檔案的隨時共享。

      其一,國家應該加強檔案保密的立法工作,根據人事檔案管理部門工作情況,制定嚴格的人事檔案管理制度,保證人事檔案管理的安全性。

      其二,國家還應該完善數字化人事檔案管理制度,對人事檔案管理部門責任細分。

      其三,檔案管理部門還應該加強傳統的人事檔案管理與數字化檔案管理的結合,對人事檔案信息進行劃分,對不需要保密的人事檔案進行數字化管理,對極度需要保密的人事檔案采用傳統的管理方式,保證人事檔案管理的安全性以及工作效率。

      其四,還應該加強對人事檔案數字化管理人員安全意識,對人事檔案數字化管理人員病毒查殺等技術進行培訓。[3]

      最后,大力提升數字檔案管理人員素質。高校人事檔案數字化提高了管理人員的工作效率,減輕了管理人員的工作壓力。高校人事檔案數字化轉型提升了傳統人事檔案管理工作要求。它不僅要求管理人員具備專業的檔案管理知識,還需要管理人員具備較高的網絡技術知識。人事檔案數字化管理人員必須熟悉操作管理系統及軟件,具備較高的規避風險的意識,及時對人事檔案進行備份保存。當人事檔案信息受到木馬或者黑客攻擊時,及時發現人事檔案存儲問題,利用殺毒軟件進行清理,保證人事檔案數字化管理的安全性。[4]

      高校應該定期對人事檔案管理人員進行培訓,一方面,加強人事檔案管理人員的安全意識和風險意識,保證其能夠在風險來臨時之前及時采取防范措施;另一方面,加強對人事檔案管理人員數字化技術鍛煉,培養綜合性人事檔案數字化管理人才,保證其能夠適應人事檔案數字化管理的各個環節。高校只有加強對人事檔案管理隊伍的建設,才能提高人事檔案數字化管理人員素質水平,為人事檔案數字化轉型創造條件。

      參考文獻:

      [1]劉洋,王春梅.人事檔案數字化在人事管理中的重要性[J].企業改革與管理,2016(21):111+113.

      [2]姚春華.人事檔案數字化管理探討[J].蘭臺世界,2016(S1):118-119.

      [3]陳道蘭.我國檔案出版的熱點及發展分析——基于檔案學博碩論文聚類分析[J].出版廣角,2015(9):30-31.

      [4]黃曉瓊.信息化條件下的人事檔案功能拓展[J].城建檔案,2014(5):67-68.

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